Vier-Augen-Prinzip
bei der Buchführungserfassung
Inge Hässel,
Geschäftsführer COLLEGA Software GmbH
Die
Vorteile der elektronischen Belegerfassung mit dem Programm COLLEGA
InvoiceReader®
Zeit
ist Geld
lautet ein
altes Sprichwort. Wer Mitarbeiterzeiten spart, spart also Geld. Neben
vielen anderen ist das der große Vorteil
des Programms
COLLEGA InvoiceReader®.
Belegerfassung
durch Scannen
Mandant
oder Steuerberater legen alle Eingangs- oder Ausgangsrechnungen auf einen
Scanner. Im Handumdrehen sind die Abbilder zum Beispiel als TIF-Dateien
(Tagged Image File) in einem Verzeichnis auf dem Computer gespeichert. Es
ist beeidruckend, welche Mengen von Belegen mit handelsüblichen Scannern
in kürzester Zeit erfasst werden können.
Erkennen der
Buchungsdaten
Nach
dem Scannen erledigt die Erkennungssoftware ihre Arbeit. Jeder Beleg wird
mit OCR (Optical Character Recognition) untersucht. Viele Daten der Belege
werden erkannt.
Das Programm überprüft sich selbst: Die Zuordnung zu bestimmten Konten
erfolgt erst, wenn mehrere Kriterien, z.B. Name, Anschrift, Steuer-Nummer,
UStID, Bankverbindung, Telefon und Faxnummern zusammen passen.
Damit sind Fehler nahezu ausgeschlossen.
Wenn einige Daten fehlen (z.B. weil das Kreditorenkonto noch nicht
angelegt ist), werden alle anderen erkannten Inhalte (Name, Anschrift,
Steuernummer, Betrag, Umsatzsteuer) für die Verbuchung vorgeschlagen.
Der Anwender muss nur noch nach erfassen, was fehlt (z.B. die
Kreditorennummer).
Rasche
Bearbeitung
Der
Mitarbeiter sieht auf der linken Seite seines Bildschirms das Abbild des
jeweiligen Belegs, auf der rechten Seite wurde die Erfassungsmaske für
die Buchführung geöffnet. Alle erkannten Daten sind bereits eingetragen.
Fehlende Angaben erkennt der Anwender an der gelben Markierung der
Eingabefelder. In den meisten Fällen hat das Programm aber in alle Felder
die richtigen Daten eingetragen, der Anwender überprüft dies, ergänzt
soweit nötig und gibt die Buchung frei. Schneller
und sicherer ging das Buchen noch nie.
Splitt-Buchungen
(Aufteilungsbuchungen)
oder
Buchungen mit mehreren Umsatzsteuersätzen (z.B. von Großmärkten)
können sofort richtig gebucht werden. Der Anwender gibt die
entsprechenden Zahlen wie gewohnt in die Erfassungsmaske ein.
Hohe
Qualitätsvorteile
Es liegt eine „Vier-Augen-Buchführung“
vor. Das Programm erkennt die
Daten in hervorragender Qualität und der Anwender überprüft
die Richtigkeit.
Die Qualität
ist auch deshalb so hoch, weil fast nichts über die Tastatur eingegeben wird (keine Zahlendreher), sondern die
Buchungsdaten entweder automatisch erkannt oder durch einfaches Anklicken
einer Ziffernfolge oder eines Textes im Bild (linke Seite) in die
Buchführungsmaske (rechte Seite) übernommen werden. Ein bereits
bearbeiteter Beleg wird erkannt. Damit sind Doppelerfassungen
ausgeschlossen.
Kosten
Die Preise
sind wie das Programm modular aufgebaut. Die Nutzungsrechte am Programm
können durch Kauf oder Leasing sehr günstig erworben werden.
Für
Erweiterungen offen
Das Programm ist derzeit einsatzfähig im Zusammenhang mit den Fibu - Rewe
- Programmen von Agenda®,
BAB
Data Systems®,DATEV®, HSC-Finanz
Plus®,
FibuNet®
und RIB-Bau-Software®.
Weitere
Buchführungsprogramme werden folgen. Die
Anwendung kann, auch für bereits eingescannte Belege, erweitert werden in
ein dokumentensicheres Archiv System „DocuWare®“. Durch
diese Erweiterung wird auch die Anzeige von Belegen durch „Klick“
direkt aus der Buchführung ermöglicht. Außerdem können die
Bild-Dateien auf einen externen Datenträger (CD, DVD etc) übertragen
werden. Damit kann der Steuerberater als zusätzlichen
Nutzen seinen Mandanten eine elektronische Sammlung aller
Lieferantenrechnungen überlassen, die diese auch für Recherchen
verwenden können. Viele weitere Module und Funktionen dieses sehr
modernen Archivsystems stehen dem Anwender bei Bedarf zur Verfügung.
Eine ausführliche Leistungsbeschreibung mit Preisangaben und weitere Informationen finden Sie hier
Der Blick für’s Wesentliche
COLLEGA
Software GmbH
Holzhäuseln 37 · 84172 Buch am Erlbach
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