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Verfahrensdokumentation Mustervorlagen von COLLEGA

Verfahrensdokumentationen Muster-Vorlagen für individuelle Anwendungen 

Steuerberater Günter Hässel hat jahrelang recherchiert, gefragt, zugehört, beobachtet und Formulierungshilfen zur Verfahrensdokumentation erstellt.

Aufgrund der Vielfalt werden Branchenlösungen für Steuerberater und andere  beratende Berufe, Makler und andere Dienstleister, Gastronomiebetriebe wie Imbiss, Gaststätten, Beherbergungsbetriebe und Handwerksbetriebe angeboten.

Anstelle einer Branchenlösung kann sich jeder Anwender aber auch "seine" Verfahrensdokumentation selbst zusammenstellen: Die einzelnen sachbezogenen Formulierungshilfen (Textvorlagen) sind nach Themen strukturiert, wie zum Beispiel Kassen, Eingangs- und Ausgangsrechnungen mit Umsatzsteuer, Unternehmensdaten, mitgeltenden Unterlagen und Steuer IKS.

Das große Steuerberater-Kompendium umfasst alle Formulierungshilfen zur Erstellung der Verfahrensdokumentation für die eigene Kanzlei sowie zur Beratung der Mandanten.  

Zur Wahrung des Überblicks wurden die Mustertexte in 86 Formulierungshilfen (Textvorlagen) unterteilt. Jeder Anwender kann das auswählen, was er braucht: Ein Handwerker anders als ein Handelsunternehmen oder ein Steuerberater.

Die Preise für eine Verfahrensdokumentation

Die Preise bei Günter Hässel Verfahrensdokumentation sind Festpreise. Keine Abonnement-Presie oder versteckte Folgekosten.

Es beginnt mit den einzelnen Formulierungshilfen (Textvorlagen) zum Festpreis von € 9,90 (+ derzeit 19% USt.) pro Stück. Ein ganz kleiner Unternehmer benötigt davon 8 bis 10 Stück.

Sehr günstig sind die Paketpreise, weil dort immer mehr als 20 kommt Formulierungshilfen (Textvorlagen) gebündelt sind. Die Paketpreise betragen je nach Umfang € 99,-, € 149,- oder € 199,-- (+USt.).

Das Kompendium liegt mit € 799,- (+USt) um rund 20% unter der Summe der Einzelpreise aller Formulierungshilfen (Textvorlagen).

Die Inhalte 

Jede Formulierungshilfe (Textvorlage) erleichtert praxisbezogen die Darstellung der Verfahrensdokumentation. Der Anwender braucht nur die zu seinem Unternehmen passenden Texte auszuwählen. Der Vorteil: Neben den Formulierungshilfen liegt eine Struktur vor. Man weiß sofort, was zu tun ist.

Zu jeder Formulierungshilfe (Textvorlage) stehen Erläuterungstexte zur Verfügung, in denen auf die Vorgaben der Finanzverwaltung und der steuerrechtlichen Finanzgerichtsurteile Bezug genommen wird. Diese Erläuterungen können außerhalb der Verfahrensdokumentation aufbewahrt werden und stehen somit auch nach Jahren noch zur Verfügung.

Die steuerliche Verfahrensdokumentation 

Jeder Betrieb hat seine wichtigen Verfahren geregelt, sonst könnte er nicht existieren. Beispiele sind die Regelung der Kassenführung, des Bankverkehrs, der Erstellung von Ausgangsrechnungen, der Behandlung von Eingangsrechnungen einschließlich Mehrwertsteuerberechnung, die Vorbereitung, Erstellung und Festschreibung der Buchführung. 

Den Ablauf dieser Verfahren gilt es mit den angebotenen Formulierungshilfen vollständig schriftlich darzustellen. Damit ist die Verfahrensdokumentation für das Finanzamt fertig. Der Betriebsprüfer kann zur einer Außenprüfung oder Kassennachschau kommen.

Der Unternehmer spart Geld, da
  • Steuernachholungen, Zinsen, Bußgelder vermieden werden,
  • ein schnellerer Prüfungsablauf eintritt. Das spart Zeit des Unternehmers und der Beratung und damit Geld,
  • Streit und gegebenenfalls gerichtliche Auseinandersetzungen vermieden werden. Dadurch wird neben sehr viel Zeit meist auch sehr viel Geld gespart,
  • durch die Einführung der betriebswirtschaftlichen Verfahrensdokumentation zusätzlich erhebliche Sparpotentiale erschlossen werden können. 
Die betriebswirtschaftliche Verfahrensdokumentation 

Durch eine rationalisierende Überarbeitung der steuerlichen Verfahrensdokumentation können hohe Geldbeträge eingespart werden, wie sich aus einem Beispiel aus der Praxis ergibt: Ein Unternehmer erstellte etwa 1.000 Ausgangsrechnungen jährlich in Papierform. Nach wissenschaftlichen Untersuchungen verursacht die Erstellung jeder Papierrechnung Kosten von etwa € 15,-; sie reduzieren sich bei Umstellung auf elektronische Rechnungserstellung  auf etwa € 5,- für jede Rechnung. Diese theoretischen Zahlen haben sich in dem Unternehmen bestätigt. Die Ersparnis von rund € 10.000 jährlich wurden im ersten Jahr durch die Kosten für die Programmbeschaffung und die Umstellung nahezu aufgezehrt, ab dem zweiten Jahr erhöhte sich Jahr für Jahr der Gewinn des Unternehmens um diesen Betrag. Außerdem wird der Ablauf fehlerresistenter und betriebsprüfungssicherer. Zahlreiche weitere Bespiele ermuntern Unternehmer, das Thema betriebswirtschaftliche Verfahrensdokumentation sehr ernst zu nehmen. Das Gute dabei ist: Die steuerliche Verfahrensdokumentation wird dadurch immer besser.

Steuerberater-Kompendium zur Verfahrensdokumentation

Das Steuerberater-Kompendium hat einen Gesamtumfang von über 500 Seiten
Sämtliche Verfahrensdoku-Blätter (Word-Datei)
Sämtliche Verfahrensdoku-Checklisten (Word-Datei)
Sämtliche Verfahrensdoku-Muster für Eigenbelege (Word-Datei)
Fachliche Erläuterungen zu den Verfahrensdoku-Blättern (PDF-Datei)
Ihr Nutzen
Sie können damit die Verfahrensdokumentation für Ihre Kanzlei erstellen.

Sie können die für Ihre einzelnen Mandanten jeweils geeigneten Verfahrensdokumentations-Pakete oder -MusterformBlätter auswählen und empfehlen.
Sie erhalten Materialien, um sich neue Geschäftsfelder zu erschließen: Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation erfordert die Dokumentation der Prozessabläufe in einem Unternehmen. Hierbei werden immer Optimierungen, Rationalisierungen und Kosteneinsparungen festgestellt. Das ist der Einstieg in das Geschäftsfeld "betriebswirtschaftliche Beratung".

Branchenpakete zur Verfahrensdokumentation

Jede Branche hat ihre Spezialitäten. In kleineren Handwerksbetrieben sind oft Familienangehörige beschäftigt, in größeren Betrieben findet man dagegen eine tätigkeitsbezogene Mitarbeiterstruktur vor. Unterschiedliche IT-Programme werden verwendet. Teilweise sind die Abläufe papierorientiert oder schon voll digitalisiert. Diese Individualität wird in den vielen von uns angebotenen Formulierungshilfen beschrieben. Alleine für betriebliche Kassen von dem Papierkassenbuch bis zur elektronischen Kasse mit Geldautomaten (hier wird das Geld über Automaten, wie sie von Parkhäusern bekannt sind, vereinnahmt) gibt es zahlreiche Beschreibungen der einzelnen Arbeitsschritte. Neben vielen anderen Einzelheiten sind auch die Regeln berücksichtigt, die die Finanzverwaltung zu der sogenannten Vertrauenskasse aufgestellt hat.

Kostenfreie Bedienungsanleitung zur Verfahrensdokumentation 

Informieren Sie sich in der Kostenfreien Bedienungsanleitung  

Das Angebot im Überblick 

  • Das Steuerberater-Kompendium umfasst alle Textvorlagen des Anbieters zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation einschließlich Erläuterungen sowie Checklisten und Textvorlagen für Eigenbelege.

  • Branchenpakete beinhalten Auswahlen von Textvorlagen zur Erstellung einer Verfahrensdokumentationen einschließlich Erläuterungen nach branchenspezifischen Gesichtspunkten.

  • Jede einzelne Formulierungshilfe (Textvorlage) einschließlich Erläuterungen kann als Ergänzung zu einer bestehenden oder zur individuellen Zusammenstellung einer Verfahrensdokumentation verwendet werden.

  • Das Paket für das ersetzende Scannen kann auch verwendet werden, wenn nur das ergänzenden Scannen vorgesehen ist. 

Einen Überblick über alle Produkte finden Sie in dem Kostenfreien Produktkatalog mit Kurzerläuterungen als PDF 366 KB

Herausgeber TAXOS Software GmbH
Link zum Impressum 

Literaturhinweise zur Verfahrensdokumentation

GoBD Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) gültig ab 01.01.2020 Link
Anwendungserlass zu § 153 AO vom 23.05.2016 Link
AWV Muster-Verfahrensdokumentation zur Belegablage Version V1.0 vom 19.10.2015 Link

Abkürzungen:
AWV: Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. 

BStBK: Bundessteuerberaterkammer
DStV: Deutscher Steuerberaterverband
GDPdU: Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen
GoBD: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff
GoBS: Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssystem

zuletzt geändert 04.01.2021

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Verfahrensdokumentation-Kopiervorschläge-von-Collega-Verfahrensdoku - bis 13.12.2018

Bestellschein für GoBD-COLLEGA Muster "Verfahrensdoku" Stand Juni 2017 anfordern: E-Mail
Kosten-Nutzen-Betrachtung zur COLLEGA-Muster-Verfahrensdokumentation Link

COLLEGA Muster-Verfahrensdokumentationen "Verfahrensdoku"

Die Anforderungen der Finanzverwaltung als Ausgangsbasis
Die Finanzverwaltung hat dieses sehr spannende Rechtsgebiet seit 1995 gepflegt und in ihrem Sinn laufend verbessert. Nach außen gedrungen ist dies im Wesentlichen durch die Veröffentlichungen der GoBS am 07.11.1995, der GDPdU am 16.01.2001 und bisher abschließend durch die Bekanntmachung der GoBD am 14.11.2014, durch die die GoBS und die GDPdU ersetzt wurden. Die GoBD  gelten seit 01.01.2015, Angaben im Internet über stillschweigende Verlängerung des Inkrafttretens - also sogenannte Schonfristen - entsprechen leider nicht der Realität. Im Gegenteil: Berater berichten über teilweise erhebliche Zuschätzungen nur aufgrund des Fehlens einer Verfahrensdokumentation. 

Start bei Null:
Den Mitgliedern von COLLEGA e.V. ging es wie vielen Kolleginnen und Kollegen: Sie wussten nicht, wo und wie sie anfangen sollten.
Daher hat Günter Hässel WP|StB|RB Anfang 2016 zusammen mit interessierten Kollegen begonnen, die ersten Mustervorlagen zu erstellen.
Ein halbes Jahr danach fand die erste gemeinsame Besprechung statt. 
Wieder ein halbes Jahr danach wurden die ersten Entwürfe von Branchenlösungen fertig.
Wieder ein halbes Jahr danach - im Juni 2017 - wurde die Version 7 der Entwürfe fertig und zum Download angeboten. Download:  
In einem weiteren halben Jahr werden wir auf weitere Verbesserungen zurückblicken können!  
Aufgrund der rasanten Fortentwicklung der Technik ist ein Ende nicht absehbar.

Wir werden täglich besser
Das Netzwerk der Kollegen, die unsere Mustervorlagen nutzen, wird immer größer. Anregungen, Hinweise und konstruktive Kritik führen laufend zu Verbesserungen unserer Mustervorlagen. Auch viele Hinweise aufgrund von Erfahrungen bei Betriebsprüfungen zeigen uns, was die Finanzverwaltung will und wie man bei Betriebsprüfungen unangenehme Überraschungen vermeiden kann. Hierdurch können Unternehmer und Berater aufholen. Denn die Anforderungen wurden in den GoBD bewusst ohne Einzelfallregelungen formuliert und die praktische Ausführung den Steuerpflichtigen zugewiesen (vergleiche GoBD Randziffer 6).

Das Netzwerk
Kleinere Unternehmer sind als Einzelkämpfer überfordert.  Die kollegiale Zusammenarbeit und ein intensiver Erfahrungsaustausch ermöglichen es Steuerberatern in einem Netzwerk mit der Weiterentwicklung Schritt zu halten. Das ist unser Weg. Die ersten Schritte sind getan. Interessierte sind eingeladen, sich uns anzuschließen: Sie wollen in unserem Netzwerk mitarbeiten? Dann senden Sie uns bitte eine Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! Danke!
Oder werden Sie Mitglied in der XING-Gruppe "GoBD-Verfahrensdokumentation"

Kosten-Nutzen-Betrachtung zur COLLEGA-Muster-Verfahrensdokumentation 

Bestellschein für GoBD-COLLEGA Muster-Verfahrensdokumentation Stand Juni 2017 anfordern: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!

Workshop Verfahrensdokumentation am 24.07.2017: Einladung mit Tagesordnung  

Seminare März - Mai 2017 Verfahrensdokumentation Link

Bericht vom 138. COLLEGA-TAG am 25.11.2016 mit dem Schwerpunkt Verfahrensdokumentation Link

137. COLLEGA-TAG 30.09.2016 Vorstellung der ersten Auflage der Mustervorlagen einer Verfahrensdokumentation  Einladung 

Sitzung der Arbeitsgemeinschaft von 19 Steuerkanzleien zur Schaffung von Mustervorlagen für eine Verfahrensdokumentation Link  

136. COLLEGA-TAG 29.04.2016: Kopiervorlagen Verfahrensdokumentation | Elektronisches Kassenbuch | ZUGFeRD Einladung

COLLEGA-Teamwork Erstellung von Verfahrensdokumentationen für Steuerberater und ihre Mandanten Link 

COLLEGA-Stichwortverzeichnis GoBD Link
Stand 30.01.2016

______

Anwendungserlass zu § 153 AO vom 23.05.2016 Link 

Referentenentwurf eines Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen Link 
18.03.2016

GoBD Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronsicher Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) Link
gültig ab 01.01.2015

AWV Muster-Verfahrensdokumentation zur Belegablage Link
Version V1.0 vom 19.10.2015 

BStBK und DStV Muster-Verfahrensdokumentation Scannen Link
zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen inklusive Vernichtung der Papierbelege
Stand März 2014

Literatur- und weitere Hinweise Link

Abkürzungen:
AWV: Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung 
BStBK: Bundessteuerberaterkammer
DStV: Deutscher Steuerberaterverband
GDPdU: Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen
GoBD: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff
GoBS: Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssystem
Verfahrensdoku: Bezeichnung der COLLEGA-Mustervorschläge für eine Verfahrensdokumentation nach GoBD

geändert 12.04.2018

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