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Verfahrensdokumentation Mustervorlagen von COLLEGA

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Verfahrensdokumentationen Muster-Vorlagen für individuelle Anwendungen 

Steuerberater Günter Hässel hat jahrelang recherchiert, gefragt, zugehört, beobachtet und danach Formulierungshilfen zur Verfahrensdokumentation erstellt.  

Die steuerliche Verfahrensdokumentation  

Jedes Unternehmen hat seine Verfahren geregelt, sonst könnte es nicht existieren

Beispiele für Verfahren: 

·         Tägliche Kassenführung einschließlich Aufzeichnungen

·         Bankgeschäft erledigen

·         Rechnungen erstellen und Geldeingang überprüfen

·         Rechnungen empfangen, überprüfen und bezahlen

·         etc.

Das Problem

Die meisten Unternehmer haben diese Verfahren unvollständig oder gar nicht beschrieben. Die Finanzverwaltung aber verlangt die Vorlage einer schriftlichen Verfahrensdokumentation.

Die Lösung 

Günter Hässel hat Formulierungshilfen erstellt, zum Beispiel: 

·         Steuerberaterkompendium

       für Steuerberater und ihre Mandanten mehr  

·         Branchenpakete für die Gastronomie mehr  

·         Branchenpakete für Dienstleister mehr 

·         Branchenpakete für Handwerksbetriebe mehr 

·         Branchenpakete für Handelsbetriebe mehr  

·         Ersetzendes Scannen mehr  

Jeder Betrieb hat seine wichtigen Verfahren geregelt, sonst könnte er nicht existieren. Sie sind nur nicht oder nicht vollständig beschrieben.

Diese in dem Unternehmen bereits geregelten Abläufe sind in der Verfahrensdokumentation vollständig schriftlich darzustellen. Hierbei bieten die unsere Formulierungshilfen eine wertvolle Unterstützung. Vieles kann durch Abhaken der vorgeschlagenen Texte erledigt werden. Nicht zutreffende Textvorschläge können gelöscht, eventuell nicht geschilderte spezielle Abläufe des Unternehmens müssen ergänzt werden. Die Verfahrensdokumentation für das Finanzamt kann also relativ schnell erstellt und bei einer Betriebsprüfung oder Kassennachschau vorgelegt werden. Das ist zur Vermeidung steuerlicher Nachteile notwendig. 

Checkliste für Ihr Unternehmen:

Verwenden Sie ein Branchenpaket oder kreuzen Sie in der nachfolgend aufrufbaren Checkliste die Kerndaten Ihres Unternehmens an und wir senden Ihnen eine Liste der für Ihr Unternehmen passenden Formulierungshilfen KOSTENFREI zu. Link zur Checkliste 

Anstelle einer Branchenlösung kann sich jeder Anwender aber auch "seine" Verfahrensdokumentation selbst zusammenstellen: Die einzelnen sachbezogenen Formulierungshilfen (Textvorlagen) sind nach Themen strukturiert. Link zur Themenliste

Die Preise für eine Verfahrensdokumentation 

Die Preise bei Günter Hässel Verfahrensdokumentation sind Festpreise. Keine Abonnement-Preise oder versteckte Folgekosten.  

Mitglieder von COLLEGA e.V. erhalten aufgrund der Kooperation einen Nachlass von 10% auf alle Preise. Bitte, vor dem ersten Einkauf Registrierung im Shop beantragen.

Weitere interessante Informationen 

Das große Steuerberater-Kompendium umfasst alle Formulierungshilfen zur Erstellung der Verfahrensdokumentation für die eigene Kanzlei sowie zur Beratung der Mandanten.    

Zur Wahrung des Überblicks wurden die Mustertexte in 86 Formulierungshilfen (Textvorlagen) unterteilt. Jeder Anwender kann das auswählen, was er braucht: Ein Handwerker anders als ein Handelsunternehmen oder ein Steuerberater.
Die Inhalte  

Jede Formulierungshilfe (Textvorlage) erleichtert praxisbezogen die Darstellung der Verfahrensdokumentation. Der Anwender kann die zu seinem Unternehmen passenden Texte auswählen. Der Vorteil: Neben den Formulierungshilfen liegt eine Struktur vor. Man weiß sofort, was zu tun ist.  

Zu jeder Formulierungshilfe (Textvorlage) stehen Erläuterungstexte zur Verfügung, in denen auf die Vorgaben der Finanzverwaltung und der steuerrechtlichen Finanzgerichtsurteile Bezug genommen wird. Diese Erläuterungen können außerhalb der Verfahrensdokumentation auch als spätere Informationsquelle aufbewahrt werden.
Der Unternehmer spart Geld, da 

·         Steuernachholungen, Zinsen, Bußgelder und dergleichen vermieden werden,

·         ein schnellerer Prüfungsablauf eintritt. Das spart Zeit des Unternehmers und der Beratung und damit Geld,

·         durch die Einführung der betriebswirtschaftlichen Verfahrensdokumentation zusätzlich erhebliche Sparpotentiale erschlossen werden können. 

Die betriebswirtschaftliche Verfahrensdokumentation 
Durch eine der Rationalisierung dienende Überarbeitung der steuerlichen Verfahrensdokumentation können hohe Geldbeträge eingespart werden, wie sich aus einem Beispiel aus der Praxis ergibt: Ein Unternehmer erstellte etwa 1.000 Ausgangsrechnungen jährlich in Papierform. Nach wissenschaftlichen Untersuchungen verursacht die Erstellung jeder Papierrechnung Kosten von etwa € 15,-; sie reduzieren sich bei Umstellung auf elektronische Rechnungserstellung  auf etwa € 5,-. Diese theoretischen Zahlen haben sich in dem Beispiels-Unternehmen bestätigt. Die Ersparnis von rund € 10.000 jährlich wurden im ersten Jahr durch die Kosten für die Programmbeschaffung und die Umstellung nahezu aufgezehrt, ab dem zweiten Jahr erhöhte sich Jahr der Gewinn des Unternehmens Jahr für Jahr um diesen Betrag. Außerdem wird der Ablauf fehlerresistenter und betriebsprüfungssicherer. Zahlreiche weitere Beispiele ermuntern Unternehmer, das Thema betriebswirtschaftliche Verfahrensdokumentation sehr ernst zu nehmen. Das Gute dabei ist: Die steuerliche Verfahrensdokumentation entsteht nebenbei oder wird laufend verbessert.
Steuerberater-Kompendium zur Verfahrensdokumentation  

Das Steuerberater-Kompendium hat einen Gesamtumfang von über 500 Seiten
Sämtliche Verfahrensdoku-Blätter (Word-Datei)
Sämtliche Verfahrensdoku-Checklisten (Word-Datei)
Sämtliche Verfahrensdoku-Muster für Eigenbelege (Word-Datei)
Fachliche Erläuterungen zu den Verfahrensdoku-Blättern (PDF-Datei)
Ihr Nutzen
Sie können damit die Verfahrensdokumentation für Ihre Kanzlei erstellen.
Sie können die für Ihre einzelnen Mandanten jeweils geeigneten Verfahrensdokumentations-Pakete oder -Musterformblätter auswählen und empfehlen.
Sie erhalten Materialien, um sich neue Geschäftsfelder zu erschließen: Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation erfordert die Dokumentation der Prozessabläufe in einem Unternehmen. Hierbei werden immer Optimierungen, Rationalisierungen und Kosteneinsparungen festgestellt. Das ist der Einstieg in das Geschäftsfeld "betriebswirtschaftliche Beratung".

Branchenpakete zur Verfahrensdokumentation

Jede Branche hat ihre Spezialitäten. In kleineren Handwerksbetrieben sind oft Familienangehörige beschäftigt, in größeren Betrieben findet man dagegen eine tätigkeitsbezogene Mitarbeiterstruktur vor. Unterschiedliche IT-Programme werden verwendet. Teilweise sind die Abläufe papierorientiert oder schon voll digitalisiert. Diese Individualität wird in den vielen von uns angebotenen Formulierungshilfen beschrieben. Allein für betriebliche Kassen vom Papierkassenbuch bis zur elektronischen Kasse mit Geldautomaten gibt es zwanzig verschiedene Formulierungshilfen. Neben diesen vielen Einzelheiten sind auch die Regeln berücksichtigt, die die Finanzverwaltung zu der sogenannten Vertrauenskasse entwickelt hat.

Bei Ausgangsrechnungen wird in verschiedenen Formulierungshilfen der Übergang von der Papierrechnung zur elektronischen Rechnungsstellung berücksichtigt.

Der Zugang von Eingangsrechnungen in elektronischer Form wird immer mehr zur Regel. Dennoch muss die Bearbeitung von vereinzelt in Papierform eingehenden Rechnungen in der Verfahrensdokumentation beschrieben werden.

Der Übergang zur Digitalisierung ist in den Unternehmen unterschiedlich vorangekommen. In der Übergangszeit müssen die analogen und digitalen Welten sowie die einzelnen Schritte der Umstellung beschrieben werden. Das wurde in den Formulierungshilfen ebenso berücksichtigt, wie die Beschreibung der Schnittstellen zur automatischen Datenübernahme.

Kostenfreie Bedienungsanleitung zur Verfahrensdokumentation 

Informieren Sie sich in der Kostenfreien Bedienungsanleitung  

Einen Überblick über alle Produkte finden Sie in dem Kostenfreien Produktkatalog mit Kurzerläuterungen als PDF 366 KB

Herausgeber TAXOS Software GmbH Link zum Impressum 

GoBD Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) gültig ab 01.01.2020 Link
Anwendungserlass zu § 153 AO vom 23.05.2016
Link
AWV Muster-Verfahrensdokumentation zur Belegablage Version V1.0 vom 19.10.2015Link

Abkürzungen:
AWV: Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. 
BStBK: Bundessteuerberaterkammer
DStV: Deutscher Steuerberaterverband
GDPdU: Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen
GoBD: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

zuletzt geändert 05.05.2021

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