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Verfahrensdokumentation Mustervorlagen von COLLEGA

Verfahrensdokumentationen Muster-Vorlagen für individuelle Anwendungen 

Steuerberater Günter Hässel hat jahrelang recherchiert, gefragt, zugehört, beobachtet und Formulierungshilfen zur Verfahrensdokumentation erstellt.

Aufgrund der Vielfalt werden Branchenlösungen für Steuerberater und andere  beratende Berufe, Makler und andere Dienstleister, Gastronomiebetriebe wie Imbiss, Gaststätten, Beherbergungsbetriebe und Handwerksbetriebe angeboten.

Anstelle einer Branchenlösung kann sich jeder Anwender aber auch "seine" Verfahrensdokumentation selbst zusammenstellen: Die einzelnen sachbezogenen Formulierungshilfen (Textvorlagen) sind nach Themen strukturiert, wie zum Beispiel Kassen, Eingangs- und Ausgangsrechnungen mit Umsatzsteuer, Unternehmensdaten, mitgeltenden Unterlagen und Steuer IKS.

Das große Steuerberater-Kompendium umfasst alle Formulierungshilfen zur Erstellung der Verfahrensdokumentation für die eigene Kanzlei sowie zur Beratung der Mandanten.  

Zur Wahrung des Überblicks wurden die Mustertexte in 86 Formulierungshilfen (Textvorlagen) unterteilt. Jeder Anwender kann das auswählen, was er braucht: Ein Handwerker anders als ein Handelsunternehmen oder ein Steuerberater.

Die Preise für eine Verfahrensdokumentation

Die Preise bei Günter Hässel Verfahrensdokumentation sind Festpreise. Keine Abonnement-Presie oder versteckte Folgekosten.

Es beginnt mit den einzelnen Formulierungshilfen (Textvorlagen) zum Festpreis von € 9,90 (+ derzeit 19% USt.) pro Stück. Ein ganz kleiner Unternehmer benötigt davon 8 bis 10 Stück.

Sehr günstig sind die Paketpreise, weil dort immer mehr als 20 kommt Formulierungshilfen (Textvorlagen) gebündelt sind. Die Paketpreise betragen je nach Umfang € 99,-, € 149,- oder € 199,-- (+USt.).

Das Kompendium liegt mit € 799,- (+USt) um rund 20% unter der Summe der Einzelpreise aller Formulierungshilfen (Textvorlagen).

Die Inhalte 

Jede Formulierungshilfe (Textvorlage) erleichtert praxisbezogen die Darstellung der Verfahrensdokumentation. Der Anwender braucht nur die zu seinem Unternehmen passenden Texte auszuwählen. Der Vorteil: Neben den Formulierungshilfen liegt eine Struktur vor. Man weiß sofort, was zu tun ist.

Zu jeder Formulierungshilfe (Textvorlage) stehen Erläuterungstexte zur Verfügung, in denen auf die Vorgaben der Finanzverwaltung und der steuerrechtlichen Finanzgerichtsurteile Bezug genommen wird. Diese Erläuterungen können außerhalb der Verfahrensdokumentation aufbewahrt werden und stehen somit auch nach Jahren noch zur Verfügung.

Die steuerliche Verfahrensdokumentation 

Jeder Betrieb hat seine wichtigen Verfahren geregelt, sonst könnte er nicht existieren. Beispiele sind die Regelung der Kassenführung, des Bankverkehrs, der Erstellung von Ausgangsrechnungen, der Behandlung von Eingangsrechnungen einschließlich Mehrwertsteuerberechnung, die Vorbereitung, Erstellung und Festschreibung der Buchführung. 

Den Ablauf dieser Verfahren gilt es mit den angebotenen Formulierungshilfen vollständig schriftlich darzustellen. Damit ist die Verfahrensdokumentation für das Finanzamt fertig. Der Betriebsprüfer kann zur einer Außenprüfung oder Kassennachschau kommen.

Der Unternehmer spart Geld, da
  • Steuernachholungen, Zinsen, Bußgelder vermieden werden,
  • ein schnellerer Prüfungsablauf eintritt. Das spart Zeit des Unternehmers und der Beratung und damit Geld,
  • Streit und gegebenenfalls gerichtliche Auseinandersetzungen vermieden werden. Dadurch wird neben sehr viel Zeit meist auch sehr viel Geld gespart,
  • durch die Einführung der betriebswirtschaftlichen Verfahrensdokumentation zusätzlich erhebliche Sparpotentiale erschlossen werden können. 
Die betriebswirtschaftliche Verfahrensdokumentation 

Durch eine rationalisierende Überarbeitung der steuerlichen Verfahrensdokumentation können hohe Geldbeträge eingespart werden, wie sich aus einem Beispiel aus der Praxis ergibt: Ein Unternehmer erstellte etwa 1.000 Ausgangsrechnungen jährlich in Papierform. Nach wissenschaftlichen Untersuchungen verursacht die Erstellung jeder Papierrechnung Kosten von etwa € 15,-; sie reduzieren sich bei Umstellung auf elektronische Rechnungserstellung  auf etwa € 5,- für jede Rechnung. Diese theoretischen Zahlen haben sich in dem Unternehmen bestätigt. Die Ersparnis von rund € 10.000 jährlich wurden im ersten Jahr durch die Kosten für die Programmbeschaffung und die Umstellung nahezu aufgezehrt, ab dem zweiten Jahr erhöhte sich Jahr für Jahr der Gewinn des Unternehmens um diesen Betrag. Außerdem wird der Ablauf fehlerresistenter und betriebsprüfungssicherer. Zahlreiche weitere Bespiele ermuntern Unternehmer, das Thema betriebswirtschaftliche Verfahrensdokumentation sehr ernst zu nehmen. Das Gute dabei ist: Die steuerliche Verfahrensdokumentation wird dadurch immer besser.

Steuerberater-Kompendium zur Verfahrensdokumentation

Das Steuerberater-Kompendium hat einen Gesamtumfang von über 500 Seiten
Sämtliche Verfahrensdoku-Blätter (Word-Datei)
Sämtliche Verfahrensdoku-Checklisten (Word-Datei)
Sämtliche Verfahrensdoku-Muster für Eigenbelege (Word-Datei)
Fachliche Erläuterungen zu den Verfahrensdoku-Blättern (PDF-Datei)
Ihr Nutzen
Sie können damit die Verfahrensdokumentation für Ihre Kanzlei erstellen.

Sie können die für Ihre einzelnen Mandanten jeweils geeigneten Verfahrensdokumentations-Pakete oder -MusterformBlätter auswählen und empfehlen.
Sie erhalten Materialien, um sich neue Geschäftsfelder zu erschließen: Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation erfordert die Dokumentation der Prozessabläufe in einem Unternehmen. Hierbei werden immer Optimierungen, Rationalisierungen und Kosteneinsparungen festgestellt. Das ist der Einstieg in das Geschäftsfeld "betriebswirtschaftliche Beratung".

Branchenpakete zur Verfahrensdokumentation

Jede Branche hat ihre Spezialitäten. In kleineren Handwerksbetrieben sind oft Familienangehörige beschäftigt, in größeren Betrieben findet man dagegen eine tätigkeitsbezogene Mitarbeiterstruktur vor. Unterschiedliche IT-Programme werden verwendet. Teilweise sind die Abläufe papierorientiert oder schon voll digitalisiert. Diese Individualität wird in den vielen von uns angebotenen Formulierungshilfen beschrieben. Alleine für betriebliche Kassen von dem Papierkassenbuch bis zur elektronischen Kasse mit Geldautomaten (hier wird das Geld über Automaten, wie sie von Parkhäusern bekannt sind, vereinnahmt) gibt es zahlreiche Beschreibungen der einzelnen Arbeitsschritte. Neben vielen anderen Einzelheiten sind auch die Regeln berücksichtigt, die die Finanzverwaltung zu der sogenannten Vertrauenskasse aufgestellt hat.

Kostenfreie Bedienungsanleitung zur Verfahrensdokumentation 

Informieren Sie sich in der Kostenfreien Bedienungsanleitung  

Das Angebot im Überblick 

  • Das Steuerberater-Kompendium umfasst alle Textvorlagen des Anbieters zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation einschließlich Erläuterungen sowie Checklisten und Textvorlagen für Eigenbelege.

  • Branchenpakete beinhalten Auswahlen von Textvorlagen zur Erstellung einer Verfahrensdokumentationen einschließlich Erläuterungen nach branchenspezifischen Gesichtspunkten.

  • Jede einzelne Formulierungshilfe (Textvorlage) einschließlich Erläuterungen kann als Ergänzung zu einer bestehenden oder zur individuellen Zusammenstellung einer Verfahrensdokumentation verwendet werden.

  • Das Paket für das ersetzende Scannen kann auch verwendet werden, wenn nur das ergänzenden Scannen vorgesehen ist. 

Einen Überblick über alle Produkte finden Sie in dem Kostenfreien Produktkatalog mit Kurzerläuterungen als PDF 366 KB

Herausgeber TAXOS Software GmbH
Link zum Impressum 

Literaturhinweise zur Verfahrensdokumentation

GoBD Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) gültig ab 01.01.2020 Link
Anwendungserlass zu § 153 AO vom 23.05.2016 Link
AWV Muster-Verfahrensdokumentation zur Belegablage Version V1.0 vom 19.10.2015 Link

Abkürzungen:
AWV: Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. 

BStBK: Bundessteuerberaterkammer
DStV: Deutscher Steuerberaterverband
GDPdU: Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen
GoBD: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff
GoBS: Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssystem

zuletzt geändert 04.01.2021

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