Wann werden Excel-Dokumente bei der Kassenführung anerkannt

Besprechung des Urteils der Finanzgerichts Münster vom 29.04.2021 (Aktenzeichen 1 K 2214/17 E, G, U, F).  

Wann werden Excel-Dokumente bei der Kassenführung anerkannt

Nachträgliche Änderung sind schädlich

Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind (§ 146 Abs. 4 AO). Das entspricht dem aus der Zeit der handschriftlichen Buchführungen bekannten „Radierverbot“.
Das bedeutet, dass aufgrund des digitalen Wandels viele jetzt gebräuchliche Formate elektronischer Aufzeichnungen, zum Beispiel als Text-, Word- oder Excel-Dateien, hiervon betroffen sind. Sie sind grundsätzlich nicht beweiskräftig.
Deshalb ist ein sogenanntes „Excel-Kassenbuch“ nicht zulässig, weil eine „Nachvollziehbarkeit des ursprünglichen Inhalts einer erfolgten Buchung (…) bei durchgeführten Änderungen nicht mehr durch die Aufzeichnungen selbst gegeben“ ist. Homepage Finanzgericht Hamburg).

Das gilt aber nur für sogenannte „Ursprungsaufzeichnungen“

Nach dem Urteil des FG Münster führt die Verwendung eines Excel-Dokuments für einen täglich durchgeführten Kassensturz nicht dazu, dass die Kasseneinnahmen und -ausgaben nicht entsprechend einer ordnungsmäßigen Buchführung täglich festgehalten sind. Das Gericht hat festgestellt, dass in insoweit kein Verstoß gegen § 146 Abs. 1 Satz 2 AO oder § 146 Abs. 4 AO vorliegt. Das Finanzamt konnte mit seinem Argument nicht durchdringen, die im Rahmen der Kassenführung erstellten Excel-Dokumente seien jederzeit abänderbar und entsprächen nicht den Vorschriften des § 146 Abs. 4 Satz 1 der Abgabenordnung (AO). Vielmehr hat das Finanzgericht die Excel-Dokumente deshalb anerkannt, weil sie keine Ursprungsaufzeichnungen im Sinn des § 146 Abs. 4 AO seien. Als Ursprungsaufzeichnungen hat das Gericht die Z-Bons und die Händlerbelege des EC-Terminals angesehen, die im Original vorgelegt wurden und nicht abänderbar seien.

Ergebnis

Excel-Dokumente können trotz ihrer Veränderbarkeit anerkannt werden, wenn unveränderbare Ursprungsbelege lückenlos vorhanden sind. Im Urteilsfall konnte der Nachweis des täglichen Kassenabschlusses mit Kassensturz durch die offenbar lückenlose Vorlage der täglich erstellten Excel-Dokumente erbracht werden.

Weitere Feststellungen

Das Gericht hat weitere Feststellungen der Betriebsprüferin insbesondere zur Ordnungsmäßigkeit des Gutscheinverkaufs, zur Umstellung des Datumsumsprungs von 24:00 Uhr aus 01:00 Uhr des Folgetags, zur offenen Ladenkasse getroffen. Bei Einsatz mehrerer Kassen ist „kassenscharf“ zu trennen,  Mängel bei einer Kasse wirken sich nicht auf die anderen eingesetzten Kassen aus. Zu diesen Fragen wird in einer weiteren Besprechung Stellung genommen werden.

Das FG Münster hat das Urteil vom 29.04.2021 auf seine Homepage veröffentlicht. Link Homepage Finanzgericht Münster

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COLLEGA-Wochen-Ticker 38/2021
20.09.2021

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