COLLEGA File-Manager
Im Dokumentenmanagementsystem (DMS) von COLLEGA-KanzleiPlus kann sich jeder Anwender seine Ablageorganisation so einrichten, wie er es haben möchte. Alle Dokumente - das sind Briefe in Word oder PDF, Excel-Tabellen, E-Mails, Faxe, PowerPoint, Bilder, Notizen - eben alle Dokumente - bekommen im File-Manager ihren Platz. Dort werden sie immer gefunden - ohne Wenn und Aber.
Beispiel Struktur nach Jahren
Die Ablage nach Jahren hat den Vorteil, dass ältere Dokumente in den Hintergrund geraten. Diese bleiben aber im System und werden auch nach vielen Jahren jederzeit schnell gefunden.
Beispiel Struktur nach dem Ordnersystem
Das System Ordner mit Trennblättern und Untertrennblättern kann nachgebildet werden. Das Verzeichnis (Ordner) Schriftverkehr hat beliebig viele Unterverzeichnisse (Trennblätter) wie Schriftverkehr Mandant, Schriftverkehr Finanzamt und so weiter. Der Vorteil ist, dass man jede bestehende Systematik übernehmen kann, wird an diesem Beispiel besonders deutlich.
Beispiel Struktur nach Rechtsformen
Angelegt und verwaltet werden Aktenpläne (File-Systeme) für Kapitalgesellschaften, Personengesellschaften, Einzelunternehmen und Privatmandanten und so weiter. Innerhalb dieses File-Systeme können beliebig Verzeichnisse (Ordner), Unterverzeichnisse (Trennblätter) angelegt werden. Auch hier wird die bestehende Struktur einmal angelegt. Es können so viele File-Systeme angelegt werden, wie benötigt.
Jedem Mandanten wird das zutreffende File-System (Aktenplan) zugeordnet.
Zusätzliche Verzeichnisse bei den Mandanten
Wie man bei der Papierablage Trennblätter individuell in einen Ordner einfügen und beschriften kann, ist es im File-System von COLLEGA-Kanzlei möglich, ein Verzeichnis durch Unterverzeichnisse, die nur für den betreffenden Mandanten gelten, zu ergänzen. Am Beispiel einer Unterteilung der Ablageorganisation von Immobilien (Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung) lässt sich das verdeutlichen. Für alle Mandanten lautet das Verzeichnis "Einkünfte aus +V". Bei Mandant A lauten die Unterverzeichnisse "Objekt Blütenstraße", "Objekt Sommerstraße" etc. Für den Mandanten B werden die Unterverzeichnis als "Objekt Frühlingstraße" beziehungsweise "Objekt Winterstraße" etc. angelegt.
Keine Überorganisation und keine Beschränkung
Jeder Anwender kann seine bisherige Organisation unverändert übernehmen. Das gilt für ganz einfache Strukturen ebenso wie für sehr tief gegliederte Ablageorganisationen. Das Einfügen zusätzlicher Verzeichnisse und Unterverzeichnisse ist jederzeit möglich - genau so, wie man bei der Papierablage einen neuen Ordner anlegen kann.
Finden in Verzeichnissen und Unterverzeichnissen
Wie bei der Papierablage befinden sich zusammengehörende Dokumente in einem Verzeichnis.
Schnell-Finden im File-Manager
Das Finden von Dokumenten nach Stichworten und weiteren Suchkriterien erfolgt grundsätzlich in den Unterverzeichnissen und Verzeichnisses. Ein übergeordnetes Suchen ermöglicht zusätzlich das Finden eines jeden Dokuments in allen Verzeichnissen eines Mandanten oder mandantenübergreifend im ganzen Dokumentenmanagementsystem der Kanzlei. Beispiel: Eine Einspruchsbegründung "verdeckte Gewinnausschüttung" wird als Vorlage für einen ähnlichen Fall gesucht. Sie wird in der zentralen Dokumentenverwaltung sofort gefunden.
Zusatznutzen Postkorb
Jedes Dokument kann in den Postkorb eines Mitarbeiters zur weiteren Bearbeitung "gelegt" werden.
Zusatznutzen Wiedervorlage
Jedes Dokument kann zusätzlich mit einem Wiedervorlagevermerk versehen werden.
Zusatznutzen Wissensdatenbank
Der Aufbau einer individuellen Wissensdatenbank ist innerhalb des DMS möglich.
Zusatznutzen Posteingang
Die Organisation des Posteingangs ermöglicht das Erfassen aller Arten von Posteingangsdokumenten (Dateien, eingescannte Dokumente, eingehende Faxe, eingehende E-Mails und nicht auf Dateien beruhender Posteingang wie zum Beispiel persönliches Überbringen von Dokumenten durch den Mandanten oder durch Boten, wie Pendelordner oder Unterlagen für Jahresabschluss und Steuererklärung).
Das Programm führt das Posteingangsbuch im Hintergrund automatisch mit.
Zusatznutzen Postausgang
Postausgang liegt erst beim Einkuvertieren und Frankieren der Post vor. Das Programm bietet einen Dialog zur sekundenschnellen Erfassung des Postausgangs an.
Das Programm führt das Postausgangsbuch im Hintergrund automatisch mit.
Zusatznutzen Fristenkontrolle
Bei der Erfassung des Posteingangs können Fristsachen sofort im Modul "Frist anlegen" erfasst werden.
Integration in das Programm COLLEGA-KanzleiPlus
COLLEGA File-Manager ist als Modul in das Gesamtprogramm integriert. Die Module Leistungserfassung (Zeiterfassung), Auftragsverwaltung, Honorarabrechnung, Betriebswirtschaft der Kanzlei und Schnittstelle zu den Programmen HSC-FinanzPlus, HSC-LohnPlus und SteuersoftPlus stehen zusätzlich zur Verfügung.
Demo-Version
Eine kostenfreie Demo-Version steht im Internet über diesen Download zu Verfügung.
Kontakt zur Beantwortung von Fragen.
+++COLLEGA-Wochen-Ticker 39/2014+++
22.09.2014