Die Verfahrensdokumentation ist ein Gewinnbringer

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"Nach der Verfahrensdokumentation fragt das Finanzamt teilweise schon beim Versand der Prüfungsanordnung" lautet der Titel von TAXOS-Software GmbH bei der Beschreibung, dass eine Verfahrensdokumentation in erster Linie für betriebswirtschaftliche Verbesserungen und erst danach für das Finanzamt erstellt werden sollte.

Betriebswirtschaftliche Verfahrensdokumentation

Den wirklichen Vorteil haben Sie aus der betriebswirtschaftlichen Verfahrensdokumentation.
Wenn Sie diese schon angelegt haben, dient das als hervorragende Basis für die Verfahrensdokumentation des Finanzamtes. Oft können Sie das 1 : 1 übernehmen.
Wenn Sie noch nicht begonnen haben, machen Sie eine Bestandaufnahme Ihrer bisherigen - teils mündlichen - Regelungen.
Unsere Formulierungshilfen erleichtern Ihnen die Umsetzung in eine Verfahrensdokumentation.
Dort organisieren Sie die Abläufe in Ihrem Unternehmen. Die Verfahrensdokumentation ist ein Gewinnbringern

Eine mündliche Verfahrensdokumentation reicht nicht

Das Gute ist:
Jeder Unternehmer hat seine Verfahren geregelt, sonst könnte er sein Geschäft nicht betreiben: Einkauf, Verkauf, Kalkulation, Belege sammeln, Rechnungen erstellen, Rechnungen von Lieferanten prüfen und bezahlen, Buchführung erstellen, Belege zum Steuerberater und vieles mehr, das alles sind Verfahren, die in jedem Unternehmen täglich erledigt werden. Das sind auch die wesentlichen Inhalte der Verfahrensdokumentation.
Wo liegt das Problem?
Vieles ist nur mündlich geregelt, vereinzelt gibt es Arbeitsanweisungen, To-do-Listen und dergleichen. Das Finanzamt erkennt solche Regelungen  nicht als Verfahrensdokumentation an.
Viele Unternehmer möchten das beibehalten, weil sie keine andere kostengünstige Lösung erkennen können. Sie beruhigen sich damit, dass es eigentlich ganz gut läuft.
Manchmal wird etwas vergessen oder es passieren Fehler.
Es kostet halt Geld, wenn das Finanzamt einen Verspätungszuschlag festsetzt, weil die Umsatzsteuervoranmeldung (zum wiederholten Mal) zu spät abgegeben wurde
oder weil eine Rechnung übersehen und so spät bezahlt wurde, dass kein Skontoabzug mehr möglich war.
Die Mahngebühren wurden erlassen - aber erst, nachdem der Unternehmer darum gebeten hatte. In der hierfür aufgewendeten Zeit hätte er etwas Nützlicheres tun können.
Nun - es läuft ja ganz gut?
Oder ist das Bessere des Guten Feind?

TAXOS-Software GmbH bietet die Formulierungshilfen in einem Shop an. Link zum Shop von TAXOS-Software GmbH 

COLLEGA-Wochen-Ticker 45/2020
02.11.2020