Eingescanntes Dokument hat keine Beweiskraft
Das Finanzgericht (FG) Münster weist in seinem Newsletter 1/2016 auf seinen Beschluss vom 24.11.2015 (Aktenzeichen 14 K 1542/15 AO) hin. Wenn das Original nach dem Einscannen vernichtet wurde und daher nicht mehr festgestellt werden kann, ob eine Unterschrift tatsächlich von einer bestimmten Person stammt, kann man sich nicht mehr auf das Dokument berufen.
Im Urteilsfall war das für den Bürger günstig, weil die Kindergeldkasse eine Zahlungsanweisung des Bürgers vernichtet hatte und seinen Einwand, die Unterschrift sei gefälscht, nicht widerlegen konnte.
Die häufig insbesondere von Anbietern von Archivsystemen propagierte Meinung, alle Originaldokumente könnten nach dem Einscannen vernichtet werden, erweist sich nach diesem Urteil als unrichtig. Vor allem bei Gerichten, aber auch bei vielen Behörden, können Beweise nur durch die Vorlage von Originalen angetreten werden. Man kann diese Dokumente ja einscannen, um sie im Dokumentenmanagementsystem zu bearbeiten, sollte aber die Originale an sicherer Stelle verwahren.
Hierunter fallen vor allem Versicherungsurkunden, Verträge jeder Art und alle Dokumente, deren Rechtsgültigkeit davon abhängig ist, dass sie unterschrieben wurden.
Das FG Münster hat den Newsletter 1/2016 auf seiner Homepage veröffentlicht. Link Homepage FG-Münster
Hinweis von Herrn vereidigter Buchprüfer, Steuerberater und Rechtsbeistand Kurt Hengsberger, München.
COLLEGA-Wochen-Ticker 03/2016
18.01.2016