Webinar Verfahrensdokumentation
Dank Corona wurde das für den 18.06.2020 geplante Präsensseminar "Die Verfahrensdokumentation in der Praxis" des LSWB als Webinar durchgeführt. Referenten und Teilnehmer sind mit der neuen Technik gut zurecht gekommen, Fragen der Teilnehmer wurden im Chat beantwortet.
Zunächst haben sich die Referenten kurz vorgestellt:
Günter Hässel (WP | StB | RB -RAK-) befasst sich seit annähernd 20 Jahren mit Fragen der Verfahrensdokumentation und der betriebswirtschaftlichen Beratung, auch im Austausch mit Kollegen und in Seminaren bei der Steuerberaterkammer München, dem LSWB und der COLLEGA.
Dominik Mikulovic beschäftigt sich mit Compliancethemen in der Steuerkanzlei seit 2010. Gemeinsam mit seinem Bruder entwickelt er eine Cloudbasierte Software, die dem Steuerberater hilft, die Themen DSGVO (Datenschutz) und Erfüllungspflichten nach dem Geldwäschegestz (GwG) pragmatisch umzusetzen. In Kooperation mit Günter Hässel entstand die Cloudbasierte Lösung DATA Security Verfahrensdoku.
Günter Hässel schilderte rechtliche Grundsätze zur Verfahrensdokumentation und erläuterte Aufgaben und Chancen der Steuerberater bei der Erstellung und Beratung der Mandanten.
Besonders sei darauf zu achten, dass sich die Grundlagen für die Erstellung jeder Verfahrensdokumentation aus den Prozessen jedes Unternehmens ergeben, die immer irgendwie geregelt sind. Jeder Unternehmer hat zum Beispiel festgelegt, wie seine Geldkonten - Kasse und Bank - geführt werden, wie Ausgangs-Rechnungen erstellt, Eingangsrechnungen geprüft, bearbeitet und bezahlt und die Buchführung erstellt werden. Die Aufgabenteilungen zwischen Unternehmen und externen Beratern wie Steuerberater(in), EDV-Betreuer, Software-Lieferant und Datenschutzbeauftragter beinhalten weitere wichtige Regelungen für einen störungsfreien Ablauf der Unternehmensführung. Diese und weitere Details sind zwar in jedem Unternehmen geregelt, meist aber nicht strukturiert beschrieben. Oft ergeben sich Widersprüche oder ungeregelte Bereich, die dann von Fall zu Fall ad hoc entschieden werden müssen. Hieraus ergeben sich unnötige Kosten und Risiken.
Die vollständige strukturierte Beschreibung aller Abläufe führt zu erheblichen Rationalisierungen. Sie erleichtert das Erkennen von Widersprüchen und nicht oder ungenügend beschriebener Prozesse. Insbesondere werden aber im Zuge der Bearbeitung Vereinfachungen und Verbesserungen erkannt, deren Neugestaltung immer zu erheblichen Einsparungen führt.
Der Weg zur Verfahrensdokumentation führt also über eine Bestandaufnahme bisheriger Regelungen und den darauf basierenden betriebswirtschaftlichen Verbesserungen im Unternehmen.
Die Betriebswirtschaftliche Beratung der Mandanten wird vielfach als das wichtigste zukünftige Geschäftsfeld der Steuerberater bei der Beratung ihrer Mandanten und als lukrativer Ersatz der wegfallenden Geschäftsfelder Buchführung, Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Deklarationsberatung angesehen. Die Erstellung der Verfahrensdokumentation beziehungsweise die Beratung hierbei eröffnet den Einstieg in dieses neue Geschäftsfeld. Die Referenten und erfahrene Kollegen aus ihrem Umfeld bieten Unterstützung hierbei an.
Dominik Mikulovic erläuterte die Softwarelösung von Data Security für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation.
Basis sind Textvorlagen von Günter Hässel, in denen viele Einzelschritte der Belegverarbeitung und Dokumentensicherung, Erstellung der Grundaufzeichnungen und Buchführung sowie Belegsicherung beschrieben sind.
In dem von Data Security entwickelten Textgenerator beantwortet der Unternehmer Fragen des Systems, das entsprechende Antworten für die Verfahrensdokumentation bereitstellt. Nichtzutreffende Fragen werden als "nicht relevant" ausgeblendet. Zunächst unklare Fragen können auf Wiedervorlage gelegt werden.
Bei Bedarf können Dritte um die Beisteuerung von Unterlagen und Dokumenten ersucht werden. Bestimmte Aufgaben können auf außenstehende Berater, wie Steuerberater, EDV-Betreuer oder Datenschutzbeauftragten zur Erledigung delegiert werden. Für diese Experten kann ein Vollzugang oder ein nur ihre jeweilige Aufgabe betreffender Teilzugang zum System eingerichtet werden.
Individuelle Prozesse, für die es im System keinen Textvorschlag gibt, können vom Anwender eingefügt werden. Bei einem umfangreichen Ergänzungsbedarf besteht die Möglichkeit der Ergänzung durch den Systemanbieter.
Es kann jederzeit ein dem jeweiligen Bearbeitungsstand entsprechender Entwurf der Verfahrensdokumentation als Datei im Format Word oder PDF ausgegeben werden. Die fertige Verfahrensdokumentation kann in Word redaktionell überarbeitet werden.
Änderungen können nach erneutem Aufruf der betreffenden Stelle in der Verfahrensdokumentation nacherfasst werden. Das System speichert den bisherigen und den neuen Eintrag unter Angabe der Gültigkeitsdaten. Dadurch wird die von der Finanzverwaltung verlangte Versionierung der Verfahrensdokumentation ermöglicht.
Dominik Mikulovic und Günter Hässel haben abschließend anhand umfangreicher Textvorlagen einen vertiefenden Einblick in die Grundzüge dieses System gegeben, das im Übrigen auf den Erfahrungen des von Data Security vorher schon erstellten Textgenerators für Datenschutz und Erfüllungspflichten zum Geldwäschegesetz beruht.
Dieses System ist eine Cloudlösung. Sie wird bei einem renommierten Betreiber im Inland gehostet. Kopien sämtlicher derzeit geforderten Sicherheitszertifikate wurden den Teilnehmern zur Kenntnis gebracht. Der Zugang ist passwortgeschützt und durch eine vom Elektrobanking bekannte zusätzliche Pin-Sicherung geschützt.
Die Teilnehmer des Webinars können das System kostenfrei und unverbindlich testen.
Weitere Auskünfte erteilt jederzeit gerne Herr Dominik Mikulovic, erreichbar über E-Mail:
Weiterführende Informationen: https://data-security-gobd.de
COLLEGA-Wochen-Ticker 26/2020
22.06.2020
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