Die größten E-Mail-Sünden
Alexandra Mesmer beschreibt unter diesem Titel die größten Sünden bei Erstellung und Versendung von E-Mails, nicht ohne die durch E-Mail-Unsitten entstehenden Kosten anzusprechen.
Da für Ordnung sorgende Sekretärinnen meist fehlen und in den meisten Fällen auch keine Organisationsvorgaben für den Empfang und Versand von E-Mails vorliegen, macht jeder mehr oder weniger, was er will. Besonders schlimm sind die heterogenen Ablagen oft sehr wichtiger Geschäftspost. Bei der Einführung des E-Mail-Verkehrs handelte es sich um einen Telefonersatz mit grundsätzlich unwichtigen Informationen. Das hat sich längst geändert: E-Mails ersetzen Handelsbriefe und binden damit Unternehmen und Unternehmer, auch wenn sie sich im Postfach eines Mitarbeiters befinden und dem Unternehmer gar nicht bekannt geworden sind.
Mustergültig ist die Organisation einer Steuerkanzlei. Dort darf kein Mitarbeiter E-Mails direkt versenden. Mitarbeiter dürfen E-Mails entwerfen. Sie senden sie an den Kanzleiinhaber, der sie liest, verbessert und mit seiner Signatur an die Mandanten versendet. Eingehende E-Mails erhält er in seinem Postfach und verteilt sie an die Mitarbeiter zur Bearbeitung. Das Erstaunen auf seine Schilderung beantwortete er mit den Fragen: "Hätten Sie vor Einführung von E-Mails es allen Mitarbeitern gestattet, Briefe mit unsinnigen und falsch dargestellten Sachverhalten einschließlich vieler Schreibfehler an die Mandaten zu schicken? Aber beim Versand von E-Mails dürfen die Mitarbeiter das? Worin liegt der Unterschied?"
Nicht jede Kanzlei will eine derart strenge Organisation.
Aber allgemein verbindliche Regelungen sollte es schon geben.
Wichtig erscheint insbesondere:
- Keine E-Mail ohne aussagefähigen Betreff
- keine E-Mail ohne Rechtschreibkontrolle
- keine E-Mail ohne Kontrolle der Empfänger-E-Mail-Adresse
. keine E-Mail ohne Kontrolle von cc und bcc-Empfänger-E-Mail-Adressen
- keine E-Mail ohne Kontrolle der Anhänge durch Öffnen eines jeden Anhangs
- Regelung, welche Inhalte von ausgehenden E-Mails eine Freigabe durch den oder die Vorgesetzte(n) vor Versand voraussetzen
- Regelung, welche Inhalt von eingehenden E-Mails eine sofortige Information des oder der Vorgesetzten erforderlich machen
Außerdem erscheint eine Organisation der zentralen Ablage von E-Mails im Dokumenten-Management-System (DMS) der Kanzlei unverzichtbar: Jede ein- oder ausgehende E-Mail ist in der Akte des Mandanten abzulegen.
Der Versand von vertraulichen Daten, wie BWA oder Jahresabschlüssen, per E-Mail erfolgt nur nach Verschlüsselung oder unterbleibt. Die Risiken, die sich aus einem unverschlüsselten Versand ergeben, werden deutlich unterschätzt. Oft sind es Mandanten, die einer Verschlüsselung von E-Mails nicht zustimmen wollen. Zur Darstellung der damit verbunden Risiken könnte man fragen, ob sie es möchten, dass man Kopien der vertraulichen Daten (zum Beispiel der BWA) unkontrolliert an einem zentralen Platz am Sitz des Unternehmens verteilt. Nichts anderes stellt nämlich der unverschlüsselte Versand von E-Mails dar.
Hinweise:
Im Programm COLLEGA-Kanzlei wird das Risiko, eine E-Mail am eine falsche Adresse zu senden, dadurch eingeschränkt, dass die E-Mail-Adresse aus dem Mandanten-Stamm aufgerufen werden kann.
Als Betreff wird beim Versand von Anhängen die Bezeichnung aus dem DMS vorgeschlagen.
Die Anhänge werden aus dem DMS des Mandanten übernommen, damit entfällt die Verwechslungsgefahr.
Die E-Mail mit allen Anhängen kann nach dem Versand sofort im DMS in der Mandantenakte "abgelegt" werden. Sie steht damit in der Mandanten-Akte allen berechtigten Mitarbeitern zur Verfügung.
Eingehende E-Mails mit allen Anhängen werden mit einem Mausklick in das Posteingangsbuch übernommen und können dort im DMS in der Mandantenakte "abgelegt" werden. Sie stehen damit in der Mandanten-Akte allen berechtigten Mitarbeitern zur Verfügung.
Verschlüsselung:
Mit dem Programm COLLEGA-MailProtect kann jede E-Mail "mit einem Klick" verschlüsselt und beim Empfänger entschlüsselt werden. COLLEGA-MailProtect kann unabhängig von der eingesetzten Kanzleiverwaltungssoftware genutzt werden.
Der Artikel von Alexandra Mesmer wurde auf der Homepage von Channel-Partner veröffentlicht. Link Homepage Channel-Partner
COLLEGA-Wochen-Ticker 29/2015
13.07.2015
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