Verfahrensdokumentation Steuerberater-Kompendium

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Günter Hässel hat die Formulierungsvorschläge zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation überarbeitet und um eine neue Textvorlage zum ersetzenden Scannen erweitert.

Dieses Gesamtwerk umfasst mehr als 100 Textvorlagen, Checklisten und Eigenbelege, mit deren Hilfe die Verfahrensdokumentation für die eigene Kanzlei erstellt werden kann. Das Kompendium erweist sich aber auch als sehr gute Unterstützung bei der Beratung der Mandanten.

In jeder Kanzlei und bei jedem Mandanten sind alle Prozesse geregelt, wenn dies auch sehr oft nicht in einer schriftlichen Verfahrensdokumentation erfolgt ist. Das betrifft insbesondere

• die Regelung von Zuständigkeiten,
• die Kassenführung,
• die Erstellung von Ausgangsrechnungen,
• die Entgegenahme,  Prüfung, Weiterbearbeitung und Bezahlung  von Eingangsrechnungen,
• die Erledigung des Zahlungsverkehrs,
• die Erstellung der Finanzbuchführung einschließlich der Zusammenarbeit Mandanten / Steuerberater(in),
• die Archivierung und Aufbewahrung von Dokumenten und Dateien,
• die Beweisvorsorge für die Betriebsprüfung und Kassennachschau, insbesondere bei bargeldintensiven Betrieben

Ohne Regelungen zu jedem dieser und weiterer Bereiche kann ein Unternehmen - auch eine Kanzlei ist ein Unternehmen - nicht existieren. Sie bestehen aber sehr oft in mündlicher Form, in Aktennotizen, verstreuten Organisationsanweisungen, to-do Listen für Urlaubs- und Krankheitsvertretungen oder eben in dem einfachen Grundsatz "das haben wir immer schon so gemacht".
Die Basis für eine Verfahrensdokumentation ist also in jedem Unternehmen vorhanden. Wo aber soll man anfangen?
Hier können die durchdachten Formulierungsvorschläge des Kompendiums helfen - man übernimmt die Texte, ergänzt sie oder lässt die Vorschläge weg, die nicht zutreffen. 

Durch die leider sehr oft anzutreffende Organisation "von kurzer Hand" werden Fehler geradezu provoziert oder zumindest erheblich begünstigt, die dann häufig Ursache für vermeidbare und oft unberechtigte Steuernachzahlungen sind. Immer mehr schauen die Prüfer besonders bei Formfehlern genauer hin. 

Die Finanzverwaltung gibt den Betriebsprüfern in Randziffer 155 GoBD diese Maßgabe mit auf den Weg; "Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann." 

Die Praxis zeigt, dass die Kosten für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation durch die Vermeidung von Steuernachzahlungen mehrfach ausgeglichen werden.

Hinzu kommt als besonders wichtiges Argument: Durch die Bearbeitung der Verfahrensdokumentation werden alle Prozesse im Unternehmen in einer Art "Bestandsaufnahme" festgestellt, um sie niederzuschreiben. Hierbei werden immer Schwerfälligkeiten, Widersprüche, unrunde Abläufe und vermeidbare Kosten festgestellt. Durch Begradigung und Verschlankung treten nachhaltig hohe Rationalisierungen ein. Die Erträge hieraus übersteigen die Kosten oft mehrfach.

Den höchst möglichen Erfolg erzielt man also mit der betriebswirtschaftlichen Herangehensweise, um die Erträge des Unternehmens zu steigern. Das ist sicher, auch wenn keine Betriebsprüfung oder Kassennachschau in Haus steht.
Das Ergebnis ist eine Verfahrensdokumentation, aus der sich zusätzlicher Gewinn ergibt in Form der Vermeidung von Steuernachzahlungen bei einer Außenprüfung oder Kassennachschau.

Täglich kann man lesen, dass steuerliche Berater sich das Geschäftsfeld der betriebswirtschaftlichen Beratung erschließen sollen. Immer mehr Kollegen nutzen diesen praxisorientierten Weg und generieren gleichzeitig Beratungsumsätze.  

Weitere Informationen hat der Herausgeber TAXOS Software GmbH auf seiner Homepage veröffentlicht. Link Homepage TAXOS Software GmbH

COLLEGA-Wochen-Ticker 36/2020
31.08.2020