Musterverfahrensdokumentation zur Belegablage
Die Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. (AWV) hat am 22.10.2015 eine Muster-Verfahrensdokumentation zur Belegablage veröffentlicht.
Der Umfang der Mustervorlage mit 48 Seiten zeigt, welch ungeheure Mengen von Informationen und Einzelheiten zu beachten sind, um eine für den einzelnen Betrieb "passende" Verfahrensdokumentation zu erstellen.
Das wird umso deutlicher, wenn man sich vergegenwärtigt, das diese Mustervorlage sich - wie ihr Titel sagt - nur mit dem Fragment einer kaufmännischen Buchführung - nämlich der Belegablage - befasst.
Für Steuerberater ist die hier zitierte Passage aus der Mustervorlage von Bedeutung:
"0.2 Besonderheiten bei der Beteiligung Dritter
[1] Werden Teile des hier relevanten Verfahrens durch beauftragte Dritte (z. B. Steuerberater, IT-Unternehmen) angewendet bzw. ausgeführt, ändert das grundsätzlich nichts an der Verantwortung des Buchführungs- bzw. Aufzeichnungspflichtigen für die Ordnungsmäßigkeit im Außenverhältnis, z. B. gegenüber der Finanzverwaltung. Um dieser Verantwortung nachzukommen, sollte der Buchführungs- bzw. Aufzeichnungspflichtige eine ausreichende Sorgfalt bei der Auswahl seiner Dienstleister, dem Auftragsumfang und der abgestimmten Einrichtung ordnungsmäßiger Verfahren an den Tag legen.
[2] Besonders zu beachten sind bei der Beteiligung Dritter die Übergänge (Schnittstellen), die zwischen diesen bestehen. Wird zum Beispiel ein Steuerberater mit der Buchführung und/oder der digitalen Belegverwaltung beauftragt, dann umfassen die zugehörigen Prozesse und das Arbeiten mit der zugehörigen Software in der Regel bis zu drei Verantwortungs- und Tätigkeitsbereiche: Buchführungs- bzw. Aufzeichnungspflichtiger (Steuerpflichtiger), Kanzlei und IT-Unternehmen. Jeder Bereich muss zur Einhaltung der Ordnungsmäßigkeit in der gemeinsamen oder einer gesonderten Verfahrensdokumentation abgedeckt sein. Gibt es keine gemeinsame Verfahrensdokumentation über das Gesamtsystem bzw. den Gesamtprozess, dann sind gegenseitige Verweise unter Beachtung der System- und Prozess-Übergänge erforderlich. Das beschriebene Verfahren muss regelmäßig und unverändert angewendet werden und das angewendete Verfahren muss ordnungsmäßig sein."
Die Mustervorlage wird als PDF und Word-Datei zum Download angeboten. Aufgrund der breiten Zielgruppe werden sehr viele Varianten dargestellt, aus denen der einzelne Anwender auswählen muss. Von der wohl auch von AWV nicht angedachten Möglichkeit, auf der ersten Seite den Namen des Unternehmens anzugeben und die Einzelheiten nicht gründlich durchzuarbeiten, kann nur dringend abgeraten werden.
Was stellt die Finanzverwaltung sich denn unter einer Verfahrensdokumentation vor?
Es sollen die Ablaufprozesse der Erstellung des Rechnungswesens beschrieben werden. Es muss also eine Ist-Analyse erfolgen. Dann muss der festgestellte tatsächliche Ablauf - gegebenenfalls unter Zuhilfenahme der Mustervorlage - beschrieben werden. Und dann muss darauf geachtet werden, dass nicht von der Beschreibung abgewichen wird oder es müssen die sich als notwendig erweisenden Änderungen in die Beschreibung übernommen werden (Versionierung). Hierauf weist AWV ausdrücklich hin.
Ein nach Jahren erscheinender Prüfer wird feststellen, ob der tatsächliche Ablauf mit der Beschreibung übereinstimmt und - wenn er es nach seinem Prüferermessen für richtig hält - gegebenenfalls die Buchführung verwerfen. Das ist in Randziffer 155 GoBD so geregelt.
Für große Betriebe sicher kein Problem, da sind diese Prozesse genau beschrieben.
Viele Klein- und mittelständische Unternehmen - KMU - haben en Qualitätssicherungssystem und sind gegebenenfalls zertifiziert. Sie haben derartige Prozesse im Rahmen ihrer Zertifizierung beschrieben und müssen sie allenfalls anpassen.
Viele KMU haben sich damit aber noch nicht beschäftigt. Sie sammeln ihre Belege und übergeben sie am Monatsende ihrem steuerliche Berater, der sie verbucht. Oder die Buchführung wird nebenbei - oft von Familienangehörigen - erstellt.
Es bestehen jahrelange Gewohnheiten, nach denen verfahren wird. Besonderheiten werden nebenbei erledigt.
Und da schreiben die GoBD vor, dass diese Einzelheiten beschrieben werden. Offenbar erhofft man sich, dadurch Unregelmäßigkeiten leichtet entdecken zu können.
Ansprechpartner ist der steuerliche Berater, der wohl auch eine Hinweispflicht hat. Der von AWV oben beschriebene beteiligte Dritte ist in vielen Fällen die Steuerberaterin oder der Steuerberater.
COLLEGA erstellt derzeit Mustervorlagen von Verfahrensbeschreibungen für die einzelnen Prozesse. Mehr hierzu wird am 135. COLLEGA-TAG am 27.11.2015 besprochen. Einladung hier.
AWV hat die Pressemittelung vom 22.10.2015 mit den Möglichkeiten zum Download der Muster-Verfahrensdokumentation auf ihrer Homepage veröffentlicht. Link Homepage AWV
Hinweis von Herrn Wirtschaftsprüfer und Steuerberater Andreas L. Huber, Freising. Danke!
COLLEGA-Wochen-Ticker 44/2015
26.10.2015
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