Unveränderbarkeit von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen

Die Mitautoren der GoBD Martin Henn und Dirk-Peter Kuballa haben in der Zeitschrift Der Betrieb (DB) Heft 47/2016 vom 25.11.2016 (Seite 2749 ff.) unter diesem Titel einen sehr beachtenswerten Artikel geschrieben.

Die Autoren betonen, dass die rechtlichen Anforderungen an eine Unveränderbarkeit seit Jahrzehnten besteht.

Zitat
"Sind diese Anforderungen in der Papierwelt noch anerkannt gewesen, so scheinen sie in der elektronischen Welt - z.B. bei elektronischen Fahrtenbüchern,Kassensystemen, Warenwirtschaftssystemen und Fakturierungssystemen, aber auch bei Konsolidierungsberechnungen  im Konzern mittels Tabellenkalkulation - nicht ausreichend umgesetzt und beachtet worden zu sein."

Nach dieser Einleitung kommen die Autoren schnell zur Sache und weisen in schwer widerlegbarer Weise nach, dass die auf die elektronische Welt zugeschnittenen, aber auch für die Papierwelt geltenden GoBD vom Grundsatz nichts anders verlangt wird als das, was "seit Jahrzehnten" gilt: Buchungen müssen belegt werden, sie dürfen nicht nachträglich in nicht nachprüfbarer Form verändert werden (anstelle des früher geltenden Verbots des Radierens tritt in der elektronischen Welt das Gebot des Festschreibens) und sie müssen jederzeit innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen belegt werden können. Alles gut und schön, nur in der Praxis ist es halt offenbar bedeutend schwieriger, zum Beispiel eine elektronisch gespeicherte Rechnung "jederzeit wiederherstellbar" in einem elektronischen Archiv vorzuhalten als eine Papierrechnung in einem Ordner abzulegen und diesen in einem Papierarchiv 10 Jahre oder länger auf ihre selten eintretende aber jederzeit mögliche Vorlage warten zu lassen.

Das Problem wird an dem ach so sehr gepriesenen "ersetzenden Scannen" offenbar. Es geht ja ganz einfach: Die Papierrechnung wird eingescannt, der Anwender vertraut auf die Kompetenz des Programmanbieters ohne sich weiter um die Sicherheit zu kümmern. Würde der Anbieter nach der sogenannten Revisionssicherheit seiner Programme gefragt - er würde wohl bekennen, dass es diese "derzeit" nicht gibt. Da die Rückfrage unterbleibt und im stillen Vertrauen, dass der  Anbieter es sich wohl nicht erlauben könne oder wolle, seinen geschätzten Kunden Schaden zuzufügen, wird der Papierbeleg nach dem "ersetzenden Scannen" vernichtet. Wohl dem, dessen elektronisches Archiv nach 10 Jahren - solange mindestens muss der Beleg vorgehalten werden - eine bildhafte Vorlage ermöglicht. Für die Fälle, in denen das nicht möglich ist, verweisen Henn/Kuballa auf Randziffer 104 der GoBD, nach denen die Buchführung nicht mehr ordnungsmäßig ist, wenn Dokumente nicht vorgelegt werden können. Wenn also keine schriftliche Bestätigung des Programmanbieters über die angesprochenen Erfordernisse vorliegt, kann dem Anwender nur empfohlen werden, neben der elektronischen Aufbewahrung der Belege diese auch in Papierform vorzuhalten. Hier ist mehr Risikovorsorge unerlässlich.

Neben dem elektronischen Fahrtenbuch widmen sich Henn/Kuballa dem elektronischen Kassenbuch und weisen vor allem darauf hin, dass ein Kassenbuch mithilfe eines Tabellenkalkulationsprogramms (z.B. MS Excel) nicht den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Man mag hier einen Augenblick nachdenklich verweilen: Es sind nicht die GoBD, sondern § 146 Abs. 1 und 4 AO, die diese Form der Aufzeichnung ausschließen. Gerne sagt man zu Recht, dass die GoBD als Verwaltungsanweisung der Nachprüfung durch Gerichte unterliegen. Eine gerichtliche Überprüfung, ob ein jederzeit änderbares "Kassenbuch" den Anforderungen entspricht, dürfte wohl zum Scheitern verurteilt sein. Um den Vergleich mit der "jahrzehntelangen Gültigkeit" nochmals anzusprechen: In der vor-elektronischen Zeit wurden mit Bleistift geschriebene Kassenbücher wegen der nicht nachprüfbaren Veränderlichkeit nicht anerkennt und heute sind es die ebenso nachträglich veränderbaren Excel-Kassenbücher. Es gibt sehr günstige GoBD - konforme elektronische Kassenbücher. Man muss sie halt einführen.

Der Artikel von Henn/Kuballa ist unbequem. Er zeigt die Probleme  auf. Leider kann man ihm nicht widersprechen. Man sollte ihn also lesen und dann schnell danach handeln.

Hinweis von Herrn Wirtschaftsprüfer und Steuerberater Andreas L. Huber, Freising. Danke!

COLLEGA-Wochen-Ticker 48/2016
29.11.2016

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