Kassenzählprotokoll Ergänzung zu COLLEGA-Wochen-Ticker 49/2017
Wir sind gefragt worden, ob das Kassenzählprotokoll bei Verwendung einer elektronischen Registrierkasse NICHT angefertigt werden muss. Diese Frage ergibt sich, weil wir festgestellt hatten, dass bei einem Kassenbuch und einem Kassenbericht ein Zählprotokoll erstellt werden muss. Ursprüngliche Nachricht COLLEGA-Wochen-Ticker 49/2017
Wir dürfen also ergänzen:
Immer, wenn der Kassenbestand ermittelt wird - und das ist unabhängig von dem verwendeten Kassensystem - wird ein Zählprotokoll angefertigt. Manche machen das in der Form, dass die Münzen in gleicher Höhe gestapelt werden, andere verwenden ein Zählbrett, alle müssen die vorhandenen Geldscheine zählen. Die Zwischenergebnisse aus dem Zählen der einzelnen Münzen und Scheine werden dann notiert und schließlich addiert, um die Höhe des Kassenbestands zu ermitteln.
Das heißt, immer wenn ein Kassenbestand festgestellt werden muss - und das ist bei einer ordnungsgemäß geführten Kasse täglich - wird ein Zählprotokoll erstellt. Eine Formvorschrift hierfür gibt es nicht. Es genügt sicher, wenn sich die Art der Ermittlung, das Datum und der Name des Handelnden ergeben.
Aus der Praxis wurden allerdings Formulare entwickelt, bei denen in jeder Zeile der Wert der Münze/des Scheins, die Anzahl und das rechnerische Ergebnis festgehalten werden.
Eine derartige Tabelle kann natürlich auch in einem Tabellenkalkulationsprogramm (zum Beispiel Excel) vorgehalten werden. Das erleichtert die Rechenoperationen. Dann muss man aber das Produkt ausdrucken, mit Datum versehen und unterschreiben. Eine elektronische Aufbewahrung (Speicherung) ist nicht zulässig, da die Daten nachträglich ohne dass man es erkennen kann, geändert werden.
Gute elektronische Kassenbuch-Programme bieten Zählprotokolle an, die auch den Zählbestand mit dem Bestand lauf Kassenbuch vergleichen und auf Differenzen hinweisen.
Es wird dringend empfohlen, die Zählprotokolle zusammen mit den anderen Unterlagen der Kasse (Belege, Kassenbuch, Kassenbericht, Abrechnung der Registrierkasse - Z-Bon - und andere) aufzubewahren. Sie dienen bei der Betriebsprüfung als Nachweis dafür, dass die Kasse täglich abgestimmt wurde (Kassensturz).
Bei der ab 01.01.2018 zulässigen Kassen-Nachschau hilft die Vorlage des Kassenabschlusses des Vortags einschließlich Zählprotokoll sehr schnell, das immer vorhandene Misstrauen des Prüfers abzubauen.
Informationen Zu Kassen-Nachschau siehe COLLEGA-Wochen-Ticker 50/2017
Hinweis von Herrn Dipl.-Kfm. Alfred Gesierich, Steuerberater, Gilching. Danke!
COLLEGA-Wochen-Ticker 51-52/2017
18.12.2017
Kanzleiverwaltung für Steuerberater
Kanzleiverwaltung für Rechtsanwälte
Kopiervorlagen Verfahrensdokumentation GoBD
COLLEGA-HSC revisionssicheres elektronisches Kassenbuch