COLLEGA-HSC revisionssicheres Kassenbuch

Das revisionssichere elektronische Kassenbuch von COLLEGA-HSC kann bestellt werden - siehe COLLEGA-Wochen-Ticker 22/2017 

Es wurde zu viel gemogelt. Die Finanzverwaltung besteht jetzt darauf: Die Kasse muss täglich geführt werden. Den Nachweis der Vollständigkeit erbringt man entweder durch ein handgeschriebenes Kassenbuch oder durch ein nicht veränderbares elektronisches Kassenbuch. Das COLLEGA-HSC Kassenbuch ist "einfacher geht nicht" zu führen: Belegnummer, Datum, Bezeichnung, Betrag. Vier Eingaben und fertig. Und da Menschen Fehler machen, wurden diese beim Papierkassenbuch durchgestrichen und werden nun beim elektronischen Kassenbuch gelöscht. Und damit der Betriebsprüfer auch zufrieden ist, wird jede gelöschte Buchung gespeichert und bei jeder Auswertung durchgestrichen angezeigt. Wie beim Papierkassenbuch.  

 

Die Eingabe ist "einfacher geht nicht".  Erfahrene Buchhalter können die Kasse so vollständig führen, dass alles in die Finanzbuchführung übernommen werden kann. Wenn nötig, können im elektronischen Kassenbuch auch Kostenstellen und Kostenträger erfasst werden.

 

Oder es werden nur Einnahmen und Ausgaben nach Datum aufgezeichnet und alles wird vor Übergabe zur Finanzbuchführung - zum Beispiel durch den Steuerberater - überarbeitet.

Wer die Kontonummer nicht weiß, kann auch mit Text buchen, also zum Beispiel "Benzin" eingeben. Das Programm ordnet die Buchung dem richtigen Konto zu und berechnet die Vorsteuer.

 

Bei jeder Eintragung wird der Kassenbestand ausgerechnet.

 

Eintragungen, die zu einem negativen Kassenbestand führen, werden nicht angenommen. Das schützt den Anwender vor dem Verdacht, Einnahmen "vergessen" zu haben. Und wenn der Betrag für einen Beleg mit Datum 10. Mai erst am 15. Mai aus der Kasse entnommen wird, darf die Eintragung auch erst am am 15. Mai erfolgen. Zweifelsfrei wird das dadurch, dass man auf dem Beleg handschriftlich vermerkt, dass der Betrag am 15.05. aus der Kasse entnommen wurde.  

 

Zum Tagesabschluss wird dem Anwender ein Zählprotokoll angeboten, in das er die Zahl der vorhandenen Scheine und Münzen eingeben kann. Das Programm rechnet den Kassenbestand aus und vergleicht ihn mit dem Kassenbestand laut Kassenbuch. Dieses Zählprotokoll ist der Beweis für die Betriebsprüfung, dass die Kasse täglich geführt wurde.

 

Sollte sich eine nicht aufklärbare kleinere Differenz ergeben (das kann zum Beispiel die Folge von Wechselfehlern sein), wird diese in das elektronische Kassenbuch eingetragen. Der Steuerberater berät den Mandanten, wie der Fehlbetrag steuerlich zu behandeln ist.

 

Die Übernahme der Kassendaten in viele Finanzbuchführungsprogramme ist möglich.

 

Selbstverständlich können alle Buchungen, die im elektronischen Kassenbuch erfasst wurden, auch elektronisch ausgewertet werden. Der Betriebsprüfer kann also eine sogenannte "GDPdU-DVD" für den Prüfungszeitraum bekommen. Damit kann er zum Beispiel nachprüfen, dass niemals ein negativer Kassenbestand gegeben war.

 

Das Programm eignet sich für alle Unternehmer, die keine Registrierkasse führen müssen und keine offene Ladenkasse unterhalten, also Kanzleien, Arztpraxen, Bürobetriebe, Dienstleister, Handwerksbetriebe und ähnliche Unternehmer.

 

Eine kostenfreie für einen Monat gültige Testversion kann von unserer Homepage heruntergeladen werden. Dort findet man auch eine Bedienungsanleitung. Link zum Download

 

08.05.2017