Excel-Rechnungen | GoBD | ZUGFeRD
Die Erstellung von Rechnungen mit dem Tabellenkalkulationsprogramm Excel von Microsoft oder einem Textverarbeitungsprogramm ist nach GoBD nur noch in der folgenden Konstellation möglich. "Nach dem Ausdruck der Rechnung wird die hierfür verwendete Maske (Dokumentenvorlage) mit den Inhalten der nächsten Rechnung überschrieben. Es ist in diesem Fall nicht zu beanstanden, wenn das Doppel des versendeten Schreibens in diesem Fall nur als Papierdokument aufbewahrt wird." (Randziffer - Rz - 120 GoBD1))
Für elektronisch erzeugte Daten gilt das Prinzip der Unveränderbarkeit. Hier kann der Vorteil von Excel, dass man Daten jederzeit ändern kann, zum Nachteil geraten. "Die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, die eine Unveränderbarkeit gewährleisten." (Rz. 110 Satz 2 GoBD).
Die vielen mehr oder weniger mühsam mit Excel erstellten Rechnungsprogramme dürften diese Anforderungen nicht erfüllen, es sei denn, es gelingt, sie zum Beispiel mit ZUGFeRD zu versenden.
Das Rechnungsprogramm von COLLEGA-KanzleiPlus verwendet für den Versand der Rechnungen auf Wunsch und ohne Mehrkosten das Format ZUGFeRD. Absender und Empfänger haben damit unveränderbare Dateien, die den Anforderungen von GoBD entsprechen.
Die steuerberatenden Berufe und Rechtsanwälte
nutzen in COLLEGA-KanzleiPlus die Module Leistungserfassung (Zeiterfassung und Erfassung von Auslagen), Auftragsverwaltung und Honorarabrechnung. Durch ZUGFeRD wird die Abrechnung nochmals beschleunigt, so dass das Erstellen einer Honorarrechnung einschließlich Versand oft nicht länger als ein bis zwei Minuten Zeit beansprucht.
Andere Dienstleister
Die Programm-Module Zeiterfassung, Auftragsverwaltung (einschließlich Buchung von verbrauchten Materialien) und Fakturierung aus dem Programm COLLEGA-KanzleiPlus werden von Sachverständigen, Insolvenzverwaltern, Schuldnerberatern und anderen Dienstleistern genutzt. Weitere Module, zum Beispiel für Heilpraktiker, sind in Vorbereitung.
Gewerbetreibende und Handwerker
Alle Unternehmer, die Zeiten ihrer Mitarbeiter und Material sowie andere Einzelteile abrechnen müssen, können die Module Zeiterfassung, Erfassung der verbrauchten Materialien und Fakturierung nutzen.
Handwerksbetriebe wie Schreiner, Fenster- und Türenbauer, Montagebetriebe, Elektriker, Dachdecker, Spengler sind dankbare Nutzer unserer Programme.
Leistungsarten- und Artikelstamm
Alles ist in den Stammdaten so vorbereitet, dass die Erstellung von Rechnungen einfach und rasch erfolgen kann. Denn es ist schade um jede Stunde, die unnötig verschwendet wird.
Nichts vergessen
Die einfach und schnell zu bedienende Erfassung von Zeiten und Materialien sorgt dafür, dass nichts vergessen wird. Und die Rechnung ist im Fall eines Streits anfechtungssicher.
Hoher Zusatznutzen
Alle Rechnungsdaten werden automatisch in das Finanzbuchführungsprogramm (DATEV Rewe, HSC-FinanzPlus, Agenda, FibuNet und viele andere) übernommen. Das spart Zeit und Geld. Und es entspricht GoBD.
Über dreißig Jahre Erfahrung bei der Erstellung von Rechnungen der steuerberatenden Berufe kommen allen Anwendern zu Gute.
COLLEGA-Wochen-Ticker 31/2016
01.08.2016
Kanzleiverwaltung für Steuerberater
Kanzleiverwaltung für Rechtsanwälte
1)Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), Bundesministerium der Finanzen vom 14.11.2014 Link zum Download