Buchung von EC-Karten-Umsätzen in der Kassenführung

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat in einem gleich lautenden Schreiben vom 29.06.2018 an den Deutschen Industrie- und Handelskammertag e.V., den Handelsverband Deutschland - HDE - e.V. und den Zentralverband des Deutschen Handwerks e.V. zu einem Schreiben dieser drei Verbände vom 04.05.2018 wegen der Erfassung von EC-Karten-Umsätzen im Kassenbuch Stellung genommen. Das Ergebnis ist eine große Hilfe bei diesem schwierigen Thema.   

Worum geht es:
Vor allem Einzelhandelsbetriebe buchen Zahlungen mit EC-Karte oder ähnlichen unbaren Zahlungsmitteln an ihren grundsätzlich für Barzahlungen eingerichteten Kassen wie Bareinnahmen. Bei Abschluss der Kasse - meist nach Geschäftsschluss - wird die Summe der Einnahmen (Bargeld und unbare Einnahmen) als Einnahme in das Kassenbuch eingetragen, die unbaren Einnahme werden wie Bankeinzahlungen  als Ausgabe erfasst. Danach wird der Kassenbestand ermittelt und durch Kassensturz festgestellt. Dieses Verfahren wird seit Jahrzehnten angewendet und zwar schon zu Zeiten, zu denen anstelle der Kartenzahlungen mit Verrechnungsschecks (kennen viele Menschen gar nicht mehr, so alt ist die Zahlungsmethode) unbar bezahlt wurde.

Handelsbrauch:
Die Wirtschaft wendet dieses Verfahren deshalb seit Jahrzehnten in der Praxis an, weil mit ihm die umsatzsteuerliche Trennung der Umsätze möglich ist. Auch wird es dem Umstand gerecht, dass viele Kunden erst nachdem alle eingekauften Waren - früher durch Handeingabe, heute durch Scannen - erfasst sind, entscheiden, ob sie bar bezahlen oder durch Scheck (früher) oder Karte  (heute) bezahlen möchten.
Moderne Kassensysteme bieten inzwischen die Möglichkeit, die unterschiedlichen Arten zu bezahlen zum Zeitpunkt der Bezahlung zu erfassen. 
Unternehmer, die über ein solches Kassensystem nicht verfügen, müssen weiterhin die Kartenumsätze wie Barumsätze behandeln und in der geschilderten Form als Ausgabe - Geldtransfer - in das Kassenbuch eintragen. Vergleiche hierzu Hässel im Portal elektronische Steuerprüfung.

Die salomonische Lösung des Bundesministeriums der Finanzen (Zitate aus dem eingangs erwähnten Schreiben):
"Wie bereits in dem o. a. Schreiben vom 16. August 2017 ausgeführt, ist die steuerrechtliche Würdigung des Sachverhaltes in der Folge vom Einzelfall abhängig. Werden die ursprünglich im Kassenbuch erfassten EC-Karten-Umsätze z. B. wie von Ihnen vorgetragen in einem weiteren Schritt gesondert kenntlich gemacht oder sogar wieder aus dem Kassenbuch auf ein gesondertes Konto aus- bzw. umgetragen, so ist - obwohl die zunächst fälschlich in das Kassenbuch aufgenommenen EC-Karten-Umsätze weiterhin einen formellen Mangel darstellen - weiterhin die Kassensturzfähigkeit der Kasse gegeben.
Die (zumindest zeitweise) Erfassung von EC-Karten-Umsätzen im Kassenbuch ist ein formeller Mangel, der bei der Gewichtung weiterer formeller Mängel im Hinblick auf eine eventuelle Verwerfung der Buchführung nach § 158 AO regelmäßig außer Betracht bleibt. Voraussetzung ist, dass der Zahlungsweg ausreichend dokumentiert wird und die Nachprüfbarkeit des tatsächlichen Kassenbestandes jederzeit besteht."

Das bedeutet für die Praxis:

• Der Zahlungsweg der Übertragung muss in der Verfahrensdokumentation beschrieben und in der Praxis konsequent eingehalten werden.
• Die Kasse muss arbeitstäglich mit einem Kassensturz abgeschlossen werden.
• Zum Nachweis hierfür empfiehlt es sich, ein Kassenzählprotokoll zu erstellen und zusammen mit den Kassenbelegen aufzubewahren, um die geforderte Nachprüfbarkeit des tatsächlichen Kassenbestands jederzeit zu ermöglichen.

Das BMF-Schreiben vom 29.06.2018: Link

Hinweis von Herrn Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und Rechtsbeistand Dr. Peter Küffner, Landshut. Danke!

COLLEGA-Wochen-Ticker 27/2018
02.07.2018

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